Roteiro de funcionamento e regras de negócio: o que acontece desde a entrada do visitante até a ação da equipe, quem faz cada etapa e como as informações circulam.
O portal reúne duas funções: a vitrine de editais, onde o visitante escolhe a licitação de interesse, e a análise de prontidão, onde o sistema diz se a empresa está preparada para participar daquele edital. Cada visitante que se cadastra vira um lead no CRM da assessoria, com a pontuação e a faixa de qualificação.
Na vitrine, vê órgão, objeto, valor estimado e data limite, e clica em "Verificar minha empresa".
Nome, empresa, CNPJ, UF, e-mail, telefone e aceite da LGPD. O contato já fica registrado como "Captação parcial".
Porte, regularidade fiscal e atestados. No modo por edital, prazo e valor vêm do próprio edital. O servidor calcula a pontuação de 0 a 100.
O visitante recebe o protocolo e vê a pontuação, a faixa e as recomendações. O lead vai ao CRM.
A equipe da assessoria controla o comportamento do portal por meio de parâmetros, sem depender de programação.
| Parâmetro | Opções | Padrão proposto | Efeito |
|---|---|---|---|
| Modo de análise | Por edital · Geral | Por edital | Por edital: o visitante escolhe um edital e a análise é sobre ele. Geral: a análise não depende de edital. |
| Exibir editais encerrados | Sim · Não | Sim | Sim: editais encerrados aparecem marcados como "Encerrado", sem botão de análise. Não: saem da vitrine. |
| Ocultar edital (flag por edital) | Sim · Não | Não | Sim: o edital é retirado da tela, independentemente do status. Usado para editais cancelados, suspensos ou cadastrados por engano. |
| Prazo e valor no questionário | Automático · Perguntado | Automático (modo por edital) | Automático: o sistema usa a data limite e o valor do edital. Perguntado: o visitante responde (modo geral). |
| Pesos e textos das faixas | Editável | Conforme seção 6 | Altera a pontuação e as mensagens para os próximos visitantes. |
| Prazo de retorno aos qualificados | Horas | 24 horas | Texto mostrado ao visitante e prazo de cobrança para o comercial. |
| Lembrete a quem não concluiu | Ativo · Inativo; tempo de espera | A definir | Envia e-mail a quem saiu antes de concluir a análise. |
| Canal de alerta ao comercial | E-mail · WhatsApp · ambos | A definir | Define como o comercial é avisado de lead qualificado. |
A equipe da assessoria cadastra cada edital antes de ele aparecer no site. Campos: órgão, número do edital, modalidade (pregão, concorrência etc.), objeto, valor estimado, data de abertura, data limite para proposta, documentos exigidos e descrição completa.
| Status | Como aparece no site | Permite análise? |
|---|---|---|
| Aberto | Na vitrine, com o botão "Verificar minha empresa". | Sim |
| Encerrado | Marcado como "Encerrado", sem botão. Aparece só se o parâmetro "Exibir encerrados" estiver em Sim. | Não |
| Oculto | Fora da tela. Ativado pelo flag "Ocultar edital". | Não |
| Personagem | Papel |
|---|---|
| Visitante | Empresa interessada em licitar. Usa o site, preenche os dados e responde ao questionário. |
| Site | Página que o visitante vê. Confere os dados digitados e mostra as telas. |
| Servidor | Parte do sistema que valida, calcula a pontuação e encaminha as informações. |
| Banco de dados | Onde os leads, respostas e editais ficam guardados. |
| E-mail automático | Envia confirmações, lembretes e recomendações sem intervenção humana. |
| CRM | Sistema de vendas da assessoria. Recebe cada lead com a pontuação e a faixa. |
| Comercial | Equipe que faz o contato com os leads qualificados. |
| Administrador | Equipe da assessoria que cadastra editais e configura os parâmetros. |
O roteiro segue a ordem em que as coisas acontecem. Cada passo indica quem age e qual informação se move.
| Nº | Quem | O que acontece | Informação |
|---|---|---|---|
| 0.1 | Visitante | Acessa a vitrine e vê a lista de editais abertos. | Nenhuma |
| 0.2 | Site | Mostra órgão, objeto, valor estimado e data limite de cada edital. | Lida do cadastro de editais |
| 0.3 | Visitante | Escolhe um edital e clica em "Verificar minha empresa". | Código do edital escolhido |
| 0.4 | Servidor | Confere se o edital ainda está aberto. Se estiver encerrado, o botão não existe. | Status do edital |
| Nº | Quem | O que acontece | Informação |
|---|---|---|---|
| A.1 | Visitante | Preenche nome, empresa, CNPJ, UF, e-mail, telefone e marca o aceite da LGPD. | Dados digitados |
| A.2 | Site | Confere campos obrigatórios, formato de CNPJ, e-mail e telefone, e o aceite. Se algo estiver errado, mostra a mensagem junto ao campo. | Validação na tela |
| A.3 | Servidor | Grava o lead com status "Captação parcial", o edital escolhido e a data e hora do aceite. | Lead salvo no banco de dados |
| A.4 | Servidor | Se o CNPJ ou o e-mail já existir, atualiza o cadastro em vez de criar outro lead. | Lead atualizado |
| A.5 | Site | Libera o questionário. | Confirmação do servidor |
| Nº | Quem | O que acontece | Informação |
|---|---|---|---|
| B.1 | Visitante | Responde às perguntas de porte, regularidade fiscal, experiência e, no modo geral, prazo e valor. | Respostas |
| B.2 | Visitante | Clica em "Enviar respostas". No modo por edital, prazo e valor não são perguntados: vêm do edital. | Respostas enviadas |
| B.3 | Servidor | Calcula a pontuação de 0 a 100 e define a faixa. O cálculo é feito no servidor, para que a pontuação não possa ser alterada. | Pontuação e faixa |
| B.4 | Servidor | Atualiza o lead com respostas, pontuação, faixa, protocolo e status "Concluído". | Lead completo no banco de dados |
| B.5 | E-mail automático | Envia ao visitante a confirmação com o número de protocolo e o resumo. | Protocolo e resumo |
| B.6 | Servidor | Envia o lead ao CRM com dados, edital, pontuação, faixa e origem. | Lead no CRM |
| B.7 | Servidor | Se o CRM não responder, tenta de novo. Falhas ficam registradas no painel. | Registro de erro, quando houver |
| Nº | Quem | O que acontece | Informação |
|---|---|---|---|
| C.1 | Visitante | Vê a tela de agradecimento com o número de protocolo. | Protocolo |
| C.2 | Visitante | Clica em "Ver resultado" e vê a pontuação, a faixa, o edital analisado e as recomendações. | Resultado |
| C.3 | Servidor / CRM | Qualificado (70 a 100): alerta ao comercial e lead marcado como prioridade. | Alerta enviado |
| C.4 | Comercial | Entra em contato com o visitante em até 24 horas (prazo parametrizável). | Contato registrado no CRM |
| C.5 | CRM / equipe | Com ressalvas (40 a 69): cria tarefa de qualificação e envia as recomendações por e-mail. | Tarefa no CRM |
| C.6 | E-mail automático | Não qualificado (0 a 39): entra na sequência de e-mails de preparação. | Sequência de e-mails |
| Nº | Quem | O que acontece | Informação |
|---|---|---|---|
| D.1 | Servidor | Lead permanece com status "Captação parcial" e o edital escolhido. | Lead no banco de dados |
| D.2 | E-mail automático | Após o tempo parametrizado, envia lembrete para concluir a análise (se o lembrete estiver ativo). | E-mail de lembrete |
| D.3 | Visitante | Se concluir, o lead segue para a Fase B. | Respostas |
| D.4 | Comercial | Se não concluir, o lead fica no painel e o comercial decide se faz contato. | Lista de leads parciais |
| Nº | Quem | O que acontece | Informação |
|---|---|---|---|
| E.1 | Operador | Entra no painel com login e vê a lista de leads, com filtros por faixa, edital, porte e data. | Lista de leads |
| E.2 | Operador | Exporta a lista para planilha, quando necessário. | Arquivo exportado |
| E.3 | Comercial | Faz o contato e registra o andamento no CRM: contato feito, proposta enviada, negócio ganho ou perdido. | Andamento no CRM |
| E.4 | Administrador | Cadastra e atualiza editais, define status e usa o flag de ocultar quando necessário. | Editais no site |
| E.5 | Administrador | Altera parâmetros e textos. A mudança vale para os próximos visitantes. | Configuração atualizada |
Pontuação máxima de 100 pontos. Os pesos são propostas iniciais e ficam editáveis pela equipe.
| Critério | Opções e pontos | Máximo |
|---|---|---|
| Porte | MEI (5) · ME/EPP (10) · Média (15) · Grande (20) | 20 |
| Regularidade fiscal | Todas válidas (25) · Algumas (10) · Nenhuma (0) | 25 |
| Prazo para participar | Calculado pelo edital no modo por edital. No modo geral: até 15 dias (10) · 16 a 30 dias (20) · acima de 30 dias (15) | 20 |
| Atestados de capacidade técnica | Vários (20) · Poucos (10) · Não possui (0) | 20 |
| Faixa de valor | Calculada pelo edital no modo por edital. No modo geral: até R$ 100 mil (5) · acima de R$ 100 mil (15) | 15 |
| Faixa | Pontuação | O que o visitante vê | O que a empresa faz |
|---|---|---|---|
| Qualificado | 70 a 100 | Um consultor entra em contato em até 24 horas. | Alerta ao comercial; lead prioritário |
| Com ressalvas | 40 a 69 | Recomendações para melhorar o perfil. | Tarefa de qualificação no CRM |
| Não qualificado no momento | 0 a 39 | Conteúdo para se preparar. | Sequência de e-mails de preparação |
As regras que o sistema segue em cada situação.
Sem aceitar o uso dos dados (LGPD), o visitante não avança.
Nome, empresa, CNPJ, UF, e-mail e telefone precisam estar preenchidos e válidos.
O contato é salvo ao concluir a Fase A, antes do questionário.
Mesmo CNPJ ou e-mail atualiza o cadastro existente.
Não recebem análise. Aparecem como "Encerrado" ou saem da tela, conforme o parâmetro.
Um edital marcado como oculto sai da tela, em qualquer status.
O edital passa para "Encerrado" quando a data limite é ultrapassada.
No modo por edital, o visitante não responde sobre prazo e valor; o sistema usa os dados do edital.
O mesmo CNPJ só refaz a análise do mesmo edital após 30 dias. (a confirmar)
Qualificados recebem contato em até 24 horas. (a confirmar)
Se o envio falhar, o sistema repete automaticamente. Nenhum lead se perde.
Os dados são mantidos pelo prazo da política de privacidade. (prazo a definir)
Só usuários autorizados veem os leads. Cada acesso e alteração fica registrado.
Caso fictício, para ilustrar o fluxo.
Edital: Prefeitura Municipal (exemplo), pregão eletrônico para serviços de limpeza predial, valor estimado de R$ 480 mil por ano, data limite em 15 dias.
Visitante: empresa de limpeza, ME, com algumas certidões válidas e sem atestados.
| Item | Definição necessária |
|---|---|
| Modo padrão | Confirmar se o portal inicia em "Por edital" ou "Geral". |
| Prazo de retorno | Confirmar 24 horas para leads qualificados. |
| Lembrete a quem desistiu | Confirmar se existe, e após quanto tempo. |
| Canal de alerta | E-mail, WhatsApp ou ambos. |
| Intervalo para refazer | Confirmar 30 dias. |
| Prazo de guarda dos dados | Definir conforme política de privacidade e jurídico. |
| Andamento no painel | Confirmar se o andamento do comercial aparece no painel ou só no CRM. |
| Múltiplos editais | Confirmar se o visitante pode analisar mais de um edital na mesma sessão. |